Manual de Usuario

1. Bienvenida

AgroCore es un sistema integral pensado por y para el agro argentino. No es un ERP genérico adaptado a la fuerza: cada módulo se diseñó pensando en las particularidades del campo argentino — campañas de gruesa y fina, arrendamientos en quintales, facturación con ARCA, libro IVA, cotizaciones de la BCR Rosario en vivo.

El sistema te permite gestionar:

• Producción: campos, lotes, campañas, insumos y labores aplicadas.
• Stock: granos y productos en general, con trazabilidad y reporte de margen.
• Contactos: clientes y proveedores, con cuentas corrientes integradas.
• Finanzas: flujo de caja, facturación electrónica ARCA, compras, libro IVA, cheques, cuentas corrientes, arrendamientos y control de efectivo.
• Logística y RRHH: viajes (cartas de porte) y empleados (contratos, recibos).
• Administración: catálogos, usuarios, roles y permisos, empresas.

Todo en una sola plataforma, con datos compartidos entre módulos. Si cargás una factura de venta, automáticamente se actualiza el stock, el flujo de caja proyectado, la cuenta corriente del cliente, el libro IVA y los KPIs del dashboard.

2. Acceder al sistema

Para el demo

Durante el período de prueba, accedé desde cualquier navegador (Chrome, Edge, Firefox o Safari) en computadora, tablet o celular:

https://demo.agrocore.ar

Para producción (cuenta propia)

Una vez contratado, AgroCore se instala sobre tu propia infraestructura, a elección:

• Cloud (AWS): sobre tu cuenta de Amazon Web Services. URL personalizada (por ejemplo app.tuempresa.com.ar).
• Servidor propio (on-premise): instalado en un servidor físico de tu empresa. Acceso desde la red interna o vía VPN.

En ambos casos, el sistema y los datos son de tu propiedad.

Compatibilidad

• Navegadores: Chrome, Edge, Firefox, Safari (versiones de los últimos 2 años).
• Dispositivos: computadora, notebook, tablet, celular.
• Sin instalación: todo corre en el navegador.
• Modo offline: funciona como PWA (Progressive Web App).

3. Primer login y conceptos clave

Usuarios de prueba

En el demo, ya hay dos usuarios cargados:

En tu instalación productiva estos usuarios no existen — el primer alta la hace el equipo de implementación con tus datos reales.

Cómo iniciar sesión

1. Entrá a https://demo.agrocore.ar.
2. Escribí el usuario (alias, nombre o email) y la contraseña.
3. Clic en Ingresar.

Conceptos fundamentales

Empresa

Cada empresa es una unidad independiente de datos: tiene sus campos, su stock, sus clientes, sus facturas. No se mezcla con otras.

Usuario

La persona física que usa el sistema. Tiene un alias, email, foto opcional y contraseña encriptada.

Rol y permisos

Cada usuario, en cada empresa, tiene un rol. Los permisos están agrupados por módulo (produccion:read, stock:read, finanzas:read, etc.) y los roles vienen pre-cargados con permisos típicos del agro, personalizables por empresa.

4. Recorrido por la interfaz

El layout general

• Barra lateral (izquierda): logo, selector de empresa activa, navegación entre módulos.
• Barra superior: título de la pantalla, buscador global, notificaciones, ticker de cotizaciones BCR.
• Área principal (centro): contenido del módulo actual.

Las 7 secciones de la barra lateral

El ticker de cotizaciones BCR

Notificaciones

El icono de campanita arriba a la derecha muestra alertas: vencimientos de cheques, stock bajo, facturas vencidas, vencimientos de arrendamientos.

Buscador global

La barra de búsqueda al centro-arriba permite encontrar rápidamente clientes, productos o empleados.

5. Trabajar con múltiples empresas

Una funcionalidad clave: gestionás varias empresas con el mismo usuario, sin cerrar sesión.

Cómo cambiar de empresa

1. Clic sobre el nombre de la empresa actual en la barra lateral.
2. Aparece un menú con todas las empresas a las que tenés acceso.
3. Clic en la empresa destino.
4. La página se recarga mostrando los datos de la nueva empresa.

Color institucional por empresa

Cada empresa puede tener configurado un color hex propio. Al cambiar de empresa, el borde activo del menú lateral y otros acentos visuales toman ese color. Útil cuando un contador lleva varias explotaciones — el color te recuerda en cuál estás trabajando.

Permisos por empresa

Una persona puede ser "Admin" en la empresa A y "Solo lectura" en la empresa B. El sistema aplica el rol correspondiente al cambiar.

Para Super Admin

Los usuarios con rol super pueden ver todas las empresas, crearlas/modificarlas/eliminarlas y asignar usuarios. Generalmente reservado para el dueño del sistema o el contador externo.

6. Módulos del sistema

6.1 Inicio

Punto de aterrizaje al entrar. Muestra:

• Saludo personalizado con tu nombre, empresa activa y fecha.
• KPIs rápidos (lado derecho): Campañas activas, Stock granos (kg), Cabezas.
• Accesos rápidos: tarjetas con link directo a Campañas, Stock, Movimientos, Margen, Facturación, Compras, Clientes, Proveedores, Dashboard.
• Botón "Ir al Dashboard" para profundizar en métricas.

6.2 Dashboard

Vista de control para dueño / gerente. Tabs internas:

• Resumen: indicadores económicos generales del mes vs mes anterior.
• Finanzas: ventas, compras, margen, cuentas corrientes, posición de cheques.
• Stock: valorización, productos con menor rotación, alertas de mínimo.
• Producción: campañas activas, hectáreas por cultivo, rinde estimado vs real.
• Evolución patrimonial: cómo evolucionó el stock + cuentas a lo largo del tiempo.

Cada tab tiene sus propios gráficos (Chart.js) y KPIs. Filtrable por rango de fechas y moneda (pesos / dólares).

6.3 Producción

Sección que agrupa la gestión de campos, lotes, campañas e insumos.

Campos y lotes

Qué hace: permite cargar las parcelas con sus datos catastrales, superficie y subdivisiones (lotes).

Datos típicos: nombre, localidad, superficie, tenencia (propio / arrendado / aparcería), lotes con su superficie y ambiente.

Lotes y ambientes: cada lote puede tener un ambiente asociado (alto/medio/bajo, suelo arcilloso/franco/arenoso) usado después en reportes de margen por ambiente. Si el campo es arrendado, se vincula al contrato en Finanzas → Arrendamientos.

Campañas

Qué hace: el ciclo productivo de un cultivo en uno o varios lotes durante una temporada. Núcleo de la planificación productiva.

Datos: nombre, cultivo, tipo (gruesa/fina/doble), fechas siembra/cosecha previstas y reales, lotes incluidos, variedad, densidad, rinde estimado y real.

Estados: Planificada → Sembrada → En curso → Cosechada → Histórica.

Margen bruto: a medida que cargás insumos y al cosechar registrás rinde + precio, el sistema calcula automáticamente el margen por hectárea, total y vs planificación.

Insumos y labores

Qué hace: registra cada aplicación de insumo (semilla, fertilizante, agroquímico) y cada labor (siembra, pulverización, cosecha) sobre un lote, con fecha, dosis, costo y operario.

Integración con stock: cuando cargás un insumo aplicado, automáticamente se descuenta del stock. No hay que cargar dos veces.

Reporte por lote: todas las aplicaciones de un lote en una campaña, con costo acumulado vs presupuesto.

6.4 Stock

Maneja todo lo que se compra, almacena, consume o vende.

Stock (Productos y existencias)

Listado del inventario actual: cada producto con cantidad disponible, valorizado a precio de última compra o promedio ponderado.

Tipos de productos: insumos agrícolas, granos, combustible, repuestos y consumibles, otros.

Información por producto: nombre, código, categoría, unidad, stock actual (con alerta de mínimo), valorización, ubicación, histórico de movimientos.

Movimientos

Cada vez que entra o sale algo del stock, se registra un movimiento. Trazabilidad completa.

Tipos: entrada por compra, entrada por cosecha, salida por venta, salida por consumo interno, ajuste de inventario, transferencia entre depósitos.

Cada movimiento registra: fecha, tipo, producto y cantidad, origen/destino, comprobante asociado, usuario.

Integración: los movimientos generados por compras o ventas tienen un botón que abre la factura origen. En facturas de venta, el sistema avisa antes de vender más de lo que hay en stock.

Reporte de margen

Análisis económico que cruza compras vs ventas calculando costo promedio, precio promedio, % de margen y ganancia. Filtros por producto, campaña, cliente / proveedor o período. Exportable a Excel.

6.5 Contactos

Clientes

Carga y gestión de clientes a quienes les vendés.

Datos: razón social, CUIT, condición IVA, domicilio, contacto, condiciones comerciales, observaciones internas.

Información derivada: saldo cuenta corriente, última factura, total facturado en el año, cheques pendientes.

Proveedores

Espejo de Clientes pero para vendedores de insumos, contratistas, transportistas, etc. Mismos campos. Información derivada de saldo a pagar y cheques entregados pendientes.

6.6 Finanzas

La sección más amplia del sistema. Agrupa toda la gestión económica y financiera.

Flujo de caja

Qué hace: proyección financiera consolidada a partir de cobros esperados, pagos comprometidos, vencimientos de cheques, pagos de arrendamientos y otros compromisos cargados en el sistema.

Salida: gráfico y tabla diaria/semanal/mensual con saldo proyectado a 30/60/90 días. Anticipa baches financieros antes de que ocurran.

Facturación (ventas)

Qué hace: emite facturas electrónicas (A, B, C, M) directamente vía web service de ARCA, con CAE en el momento.

Cómo emitir:

1. Finanzas → Facturación → Nueva factura.
2. Seleccionar cliente.
3. El sistema sugiere el tipo de comprobante según condición IVA tuya/del cliente.
4. Cargar ítems (producto, cantidad, precio, IVA). Si es producto del stock, se descuenta automáticamente.
5. El dropdown muestra el stock disponible y avisa si querés vender más de lo que hay.
6. Verificar total, agregar observaciones.
7. Emitir → conexión a ARCA, CAE, PDF generado.
8. Listo para enviar por email al cliente.

Tipos soportados: Facturas A/B/C/M, Notas de crédito y débito, Recibos, Remitos, Comprobantes de cobro.

Modo informal: si tu empresa no factura por ARCA, el sistema genera comprobantes internos sin CAE pero con el mismo formato.

Compras

Qué hace: registra las facturas que te emiten los proveedores, para control de gastos, IVA crédito fiscal, cuentas corrientes y vencimientos.

Datos: proveedor, tipo y número, fechas, ítems con cantidades/precios/IVA, forma de pago, adjunto del comprobante físico (opcional).

Importación masiva: desde Excel o desde el portal "Mis Comprobantes" de ARCA.

Libro IVA

Qué hace: consolida todas las operaciones gravadas del período (ventas + compras) discriminadas por alícuota, listo para presentación de DDJJ de IVA.

Vistas:

• Libro IVA Ventas: facturas emitidas del mes, con base imponible y débito fiscal por alícuota (10.5%, 21%, 27%, exento).
• Libro IVA Compras: facturas recibidas del mes, con base y crédito fiscal por alícuota.
• Resumen mensual: débito fiscal, crédito fiscal y saldo a pagar / favor.

Exportación: archivos compatibles con AFIP/ARCA (CITI o Mis Comprobantes), Excel, PDF.

Cheques

Registra cheques recibidos y emitidos, con estados: En cartera → Endosado / Depositado → Acreditado / Rechazado.

Datos: número, banco, sucursal, importe, fechas, cliente/proveedor, cuenta corriente afectada, CUIT del librador.

Alertas: avisa cuando un cheque está próximo a vencer (3 días antes por defecto).

Cuentas corrientes

Para cada cliente y proveedor, débitos y créditos con saldo actualizado.

Conciliación: permite "atar" un cobro a una factura específica, dejando claro qué está pago.

Arrendamientos

Qué hace: registra los contratos de arrendamiento de campos cuando explotás campos que no son propios.

Datos por contrato:

• Arrendador (CUIT, datos de contacto)
• Campo arrendado (vinculado al módulo Producción → Campos)
• Plazo del contrato (fecha inicio, fecha fin)
• Modalidad de pago: pesos, dólares, quintales fijos de soja/maíz, % del rinde
• Cantidad acordada
• Vencimientos (uno o varios pagos a lo largo del contrato)

Integración: los vencimientos aparecen automáticamente en el flujo de caja como pagos comprometidos. Si el contrato es en quintales, el sistema valoriza la cuota al precio BCR del día y calcula el equivalente en pesos / dólares.

Alertas: vencimientos próximos, contratos por terminar, renovaciones a evaluar.

Control de efectivo

Registro de movimientos de caja chica: ingresos/egresos en efectivo con saldo actualizado.

Datos por movimiento: fecha, tipo, concepto (sueldos, viáticos, gastos varios, retiro de socio, etc.), importe, comprobante asociado.

6.7 Logística y RRHH

Sección que agrupa los movimientos de transporte y la gestión del personal.

Viajes

Qué hace: registra los viajes de transporte cuando se trasladan granos a destino (acopio, exportadora, planta de proceso) o entre campos propios.

Datos por viaje:

• Fecha de salida y de llegada
• Origen (campo / depósito) y destino
• Transportista (proveedor del servicio)
• Chofer y patente del camión
• Tipo de carga y tonelaje cargado / pesado en destino
• Cartas de porte (CTG y/o número físico)
• Costo del flete
• Asociación con factura de venta o ingreso a depósito

Integración: los kilos pesados en destino pueden generar el movimiento de stock asociado.

Empleados

Qué hace: alta y gestión del personal de la empresa: datos personales, contratos, sueldos, recibos.

Datos: nombre, CUIL, DNI, fechas, puesto/categoría, sueldo básico, modalidad (efectivo/registrado, jornal, mensual), contacto.

Contratos: uno o varios a lo largo del tiempo (ej. por temporada). Histórico mantenido.

Recibos de sueldo: generación mensual con cálculo automático de descuentos, aguinaldo, vacaciones, horas extras. Exportables a PDF.

6.8 Administración

Sección al pie de la barra lateral, agrupa los parámetros del sistema.

Catálogos

Master data que alimenta a todos los módulos.

• Productos: insumos, granos, combustible, repuestos. Con código, categoría, unidad, alícuota IVA, stock mínimo.
• Cultivos: soja, maíz, trigo, etc., con tipo (gruesa/fina) y datos agronómicos.
• Bancos: lista para usar al cargar cheques y cuentas corrientes.
• Conceptos de tesorería: tipologías de movimientos de efectivo.
• Provincias y localidades: cargados de inicio.

Hay sidebar con filtros jerárquicos para encontrar rápido el ítem que buscás.

Usuarios

Alta de personas que pueden iniciar sesión.

Datos: email, alias, nombre/apellido, foto opcional, estado activo/inactivo, rol Super Admin opcional.

Asignación a empresas: desde la ficha del usuario, asociás cada empresa con su rol respectivo.

Reseteo de contraseña: un Admin puede resetear la contraseña de los usuarios de su empresa (genera contraseña temporal).

Roles y permisos

Roles vienen pre-cargados (Admin, Contable, Operaciones, Lectura), y podés crear roles a medida.

Permisos disponibles (granularidad por módulo + acción):

• produccion:read / produccion:write
• stock:read / stock:write
• contactos:read / contactos:write
• finanzas:read / finanzas:write
• dashboard:read
• Wildcards: produccion:*, *:read, *:*

Ejemplos típicos:

• Admin empresa: todos los permisos.
• Contable externo: finanzas:* + stock:read + dashboard:read.
• Operaciones campo: producción:* + stock:write.
• Solo lectura: *:read.

Empresas

Solo accesible para Super Admin.

Datos: nombre, fantasía, CUIT, razón social, condición IVA, domicilio, logo, color institucional (hex), modo (con ARCA o "informal" sin ARCA), estado activa/inactiva.

Operaciones: crear, editar, asignar usuarios y roles, configurar integración ARCA (certificado, modo, punto de venta), desactivar.

7. Flujos de trabajo típicos

Flujo 1 — Cargar una compra de fertilizante

1. Contactos → Proveedores → Nuevo (si no existe). CUIT, razón social, condición IVA.
2. Finanzas → Compras → Nueva factura de compra. Proveedor, tipo A, número, fecha, ítem (Urea Granulada × 5000 kg).
3. Forma de pago: cuenta corriente. Confirmás.
4. Resultado automático: stock de Urea sube 5000 kg, cuenta corriente del proveedor con saldo deudor, aparece en flujo de caja, IVA registrado en libro IVA Compras.

Flujo 2 — Aplicar el fertilizante a una campaña

1. Producción → Insumos y labores → Nueva aplicación.
2. Campaña ("Soja 2025/26"), lote, fecha. Insumo: Urea. Dosis: 100 kg/ha. Hectáreas: 50.
3. Sistema calcula: total = 5000 kg. Confirmás.
4. Resultado: stock de Urea baja 5000 kg, costo imputado a la campaña.

Flujo 3 — Vender granos y cobrar con cheques

1. Finanzas → Facturación → Nueva factura. Cliente "Acopiadora Pampeana", factura A, ítem "Soja Cosecha 25/26 × 100 t × USD 380/t".
2. Sistema emite, obtiene CAE, descuenta stock, genera PDF.
3. Recibís el cheque. Finanzas → Cheques → Nuevo (recibido). Asociado a la factura.
4. Resultado: cuenta corriente del cliente al día, cheque "en cartera", flujo de caja proyectado, sumado al libro IVA Ventas.

Flujo 4 — Cierre de campaña con rinde real

1. Producción → Campañas → Editar "Soja 2025/26". Cargás rinde real (35 qq/ha).
2. Stock → Movimientos → Entrada por cosecha: 175 t entran al stock.
3. Marcás campaña como Cosechada.
4. Resultado: stock sube, reporte de margen completo (ingresos - insumos - labores - arrendamiento si aplica).

Flujo 5 — Pago de cuota de arrendamiento

1. Finanzas → Arrendamientos → Editar contrato existente.
2. Verificás el próximo vencimiento (ej. 200 quintales de soja, vence el 30/06/2026).
3. Al llegar el vencimiento, registrás el pago: el sistema valoriza al precio BCR del día.
4. Resultado: cuenta corriente del arrendador actualizada, libro IVA si corresponde, egreso en flujo de caja.

Flujo 6 — Despacho de soja a destino

1. Logística y RRHH → Viajes → Nuevo viaje.
2. Origen: tu silo. Destino: Acopiadora Pampeana. Transportista, chofer, patente.
3. Tonelaje cargado en origen, carta de porte (CTG).
4. Al llegar a destino, cargás peso real y eventuales mermas.
5. Resultado: salida de stock, costo del flete imputado, asociación con factura de venta.

8. Preguntas frecuentes

¿Pierdo datos si se corta la luz / internet?

No. Los datos viven en el servidor (cloud o local). Si se corta la luz, los reanudás cuando vuelva. Si se corta internet pero el server local sigue prendido, podés seguir trabajando desde la red local. El modo PWA además guarda en el dispositivo lo que cargues offline.

¿Cómo se hacen los backups?

Si estás en Cloud (AWS), automático y diario, con retención de 30 días. Si estás en servidor propio, según el plan acordado (típicamente diario incremental + semanal completo).

¿Puedo migrar datos de mi sistema actual?

Sí. Importamos desde Excel, planillas o archivos exportados. La migración inicial está incluida en la implementación.

¿Cuánta gente puede usar el sistema al mismo tiempo?

No hay límite por licencia. Las únicas limitaciones son técnicas (servidor) y los precios planos no escalan por usuario.

¿Funciona desde el celular?

Sí. Responsive y adaptado a pantallas pequeñas. La carga de movimientos puede hacerse desde el celular en el campo.

¿Cómo se factura con ARCA?

Web service integrado. Una vez cargado tu certificado digital, las facturas se emiten directo con CAE.

¿Y si quiero un módulo nuevo o un cambio específico?

Los pedidos se evalúan caso por caso. Hay un canal en tu plan de mantenimiento mensual. Cambios mayores tienen presupuesto aparte.

¿Quién es dueño de los datos?

Vos. El código fuente y la infraestructura son tuyos. Sin lock-in.

¿Cuánto tarda la implementación?

Entre 4 y 6 semanas desde la confirmación.

¿Mis datos están seguros?

Estándares bancarios: HTTPS/TLS 1.3, encriptación AES-256, hash bcrypt para contraseñas, backups con retención, auditoría completa, OWASP Top 10. Firmamos NDA.

¿Puedo ver Hacienda en algún lado?

En esta versión, los KPIs del Inicio muestran "Cabezas" como dato consolidado. La gestión completa de Hacienda (categorías, pesadas, sanidad) está prevista para una próxima versión. Si es crítico para tu operatoria, lo conversamos en el alcance de implementación.

9. Soporte y contacto

Durante la prueba del demo y en el plan de mantenimiento:

• WhatsApp: (te lo pasamos en la primera conversación)
• Email: sergiodbilbao@gmail.com
• Web: https://agrocore.ar

Horario: lunes a viernes, 9:00 a 18:00 hs (Argentina). Respuesta: 24 hs hábiles para consultas, 4 hs para incidentes críticos.

Para reportar un bug durante el testing

1. Qué estabas haciendo cuando pasó (paso a paso).
2. Qué esperabas que pasara.
3. Qué pasó en realidad.
4. Captura de pantalla del error.
5. Tu usuario y aproximadamente la hora.